Privacyverklaring

Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door Meclinas, met hoofdkantoor te Stationstraat 102, 2800 Mechelen, België en geregistreerd onder bedrijfsnummer 0803564727.

Toepassingsgebied van de Privacyverklaring

Meclinas hecht veel waarde aan privacy en zet zich daarom in om de (persoons-) gegevens van al haar belanghebbenden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en persoonsgegevens enkel en alleen op een eerlijke en wettige manier te verwerken. Deze privacyverklaring is van toepassing op onze klanten, partners en websitebezoekers voor de persoonsgegevens die Meclinas via deze website en de gerelateerde services verzamelt en verwerkt.

Deze privacyverklaring bevat belangrijke informatie over hoe en voor welke doeleinden Meclinas, als verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, en verduidelijkt welke rechten u als betrokkene kunt uitoefenen.

Verwerken van persoonsgegevens

Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie waardoor een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. U kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde redenen:

• Contactformulier of correspondentie: door het contactformulier op de website in te vullen, stemt u ermee in dat Meclinas uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw vraag of bericht verwerkt. Als u rechtstreeks contact met ons opneemt (per e-mail, telefoon of brief), zullen wij uw contactgegevens en de inhoud van deze correspondentie verwerken. We gebruiken deze informatie alleen om uw vraag of bericht voldoende af te handelen.
• Registratie van patiënten voor studies: door het formulier op de website in te vullen, kan Meclinas uw registratie voor deelname aan een klinische studie valideren, waarbij u ermee instemt dat Meclinas uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw gezondheidsgegevens verwerkt. We gebruiken deze informatie alleen om uw registratie tot een studie voldoende af te handelen.
• Nieuwsbrief: wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief, geeft u uw naam en e-mailadres op. Meclinas verzamelt deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming en met het doel u relevante informatie te sturen en u op de hoogte te houden van onze laatste nieuwsberichten.
• Voor sales en marketing doeleinden: Meclinas kan uw naam en contactgegevens voor direct marketing campagnes gebruiken om u te informeren over promoties met betrekking tot de producten en diensten die Meclinas levert, en om potentiële toekomstige klanten te contacteren. We kunnen de gegevens ook gebruiken om gerichte aanbiedingen te doen, bv. via e-mail of om een advertentie op onze eigen website weer te geven. We sturen deze mededelingen of plaatsen de advertenties op basis van het rechtmatige belang van Meclinas, als we merken dat u geïnteresseerd bent in, of baat zou kunnen hebben bij onze diensten of producten.

• Enquête / feedback: op basis van het legitiem belang van Meclinas, kunnen we uw contactgegevens gebruiken om de aangeboden services te beoordelen, te evalueren en te verbeteren. Voor dit doel kunnen we vragenlijsten of klantonderzoeken sturen, of u vragen om ons feedbackformulier voor klanten in te vullen.
• Evenementen: wanneer u zich registreert voor één van onze evenementen, vragen we u om bepaalde informatie te verstrekken om te kunnen deelnemen aan dat specifieke evenement. We zullen u bv. meestal vragen om uw naam, e-mailadres, functie en de organisatie waar u werkzaam bent. Wij verzamelen deze informatie op basis van uw toestemming om uw registratie te voltooien en zo de beste evenementervaring voor iedereen te garanderen.
• Voor de aflevering van onze producten en diensten: wanneer u bepaalde producten of diensten van Meclinas koopt of afneemt, verzamelen wij uw contactgegevens en factuurgegevens. Dit is met het oog op het leveren van onze diensten en het beheren van onze (klant-)relatie, en op basis van uw overeenkomst met Meclinas.
• Andere relaties: we verzamelen contactgegevens van onze huidige of toekomstige leveranciers en partners. We verwerken deze informatie om onze overeenkomsten aan te gaan en onze relaties of samenwerkingsverbanden te beheren. Deze verwerking is daarom gebaseerd op het sluiten en uitvoeren van onze contracten en zakelijke relaties.

Meclinas beschouwt uw persoonsgegevens als vertrouwelijk en verbindt zich ertoe deze alleen te verwerken op een manier die verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens aanvankelijk werden verzameld.

Uw rechten als betrokkene

Te allen tijde heeft de betrokkene de mogelijkheid om zijn of haar rechten uit te oefenen zoals beschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De betrokkene kan de volgende rechten uitoefenen:

Recht van toegang tot uw persoonsgegevens

U hebt te allen tijde het recht de toegang tot uw persoonsgegevens te vragen, en om een kopie van de persoonsgegevens op te vragen die Meclinas over u verzamelt.

Recht op rectificatie

U hebt altijd het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren of onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.

Recht op gegevenswissing (“recht om te worden vergeten”)

U kunt vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen uit de systemen van Meclinas.

Het verzoek om uw persoonsgegevens te wissen kan niet altijd worden toegekend vanwege contractuele of wettelijke verplichtingen. Meclinas neemt deze verplichtingen in acht bij het beantwoorden van uw aanvraag.

Recht van bezwaar

U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking plaatsvindt op grond van het rechtmatig belang van Meclinas of op grond van algemeen belang. We stoppen met verwerken tenzij we kunnen aantonen dat er dwingende legitieme redenen zijn voor de verdere verwerking of voor de uitoefening van juridische claims. U kunt ook bezwaar maken in het geval van de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, zodat de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden zullen worden verwerkt.

Recht om uw toestemming in te trekken

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens verzameld door Meclinas met uw toestemming, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. U kunt zich bv. altijd uitschrijven voor onze nieuwsbrieven. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van toepassing op verwerkingen die eerder door Meclinas zijn uitgevoerd.

Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen heeft de betrokkene het recht om de beperking van de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens te verkrijgen. We gaan door met het opslaan van uw gegevens, maar we zullen het gebruik ervan beperken. U kunt bv. deze aanvraag indienen als u denkt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn of als de verwerking door Meclinas niet gerechtvaardigd is. We hoeven deze verzoeken alleen in specifieke gevallen te vervullen, zoals bepaald door de wet.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

De betrokkene heeft het recht om de persoonsgegevens die hem of haar betreffen, verwerkt door Meclinas, in een gestructureerd, veelgebruikt en machinaal leesbaar formaat te verkrijgen en/of om die gegevens naar een andere verwerkingsverantwoordelijke door te laten sturen.

Bovenstaande rechten kunnen kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar privacy@meclinas.com . We verbinden ons ertoe om uw verzoek binnen een maand na ontvangst te beantwoorden. Het is mogelijk dat we eerst om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en ervoor te zorgen dat het verzoek van u afkomstig is.

Het recht om een klacht in te dienen

Als u op enig moment meent dat Meclinas een inbreuk maakt op uw privacy, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0) 2 274 48 00, e- mail: contact@apd-gba.be.

Openbaarmaking aan derden

Meclinas onthoudt zich van het bekendmaken of verkopen van persoonsgegevens van betrokkenen aan derden en het publiekelijk bekendmaken van de persoonsgegevens van betrokkenen, tenzij in de volgende specifieke gevallen:

• Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe serviceproviders waaraan Meclinas bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. In ieder geval zijn ze beperkt tot het verwerken van uw persoonsgegevens in overeenstemming met onze instructies en zal indien nodig een gegevensverwerkingsovereenkomst worden gesloten, zodat zij verplicht zijn om te voldoen aan alle verplichtingen die zijn vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
• Als dit vereist is door toepasselijke wetten of voorschriften.

Met betrekking tot internationale overdrachten van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER), worden uw gegevens alleen overgedragen aan andere partijen in derde landen, zoals softwareleveranciers en cloud- of mailingservices, indien dit is toegestaan volgens de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij garanderen passende waarborgen die ervoor zorgen dat uw rechten ook door de gegevensontvanger buiten de EER worden gerespecteerd in overeenstemming met een adequaat niveau van gegevensbescherming.

Bewaring van uw persoonsgegevens

Meclinas erkent het belang van de bescherming van persoonsgegevens. We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen, of voor de uitvoering van een contract, of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting. De bewaartermijnen verschillen wat betreft het soort verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de persoonsgegevens werden verzameld.

De persoonsgegevens die wij verzamelen op basis van uw toestemming, worden door ons bewaard zolang uw toestemming geldig blijft.

We houden klant- en leveranciersinformatie over uw aankopen bij zo lang als redelijkerwijs noodzakelijk is om onze overeenkomsten uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) en om geschillen op te lossen of overeenkomsten af te dwingen. Daarom wordt deze persoonlijke informatie bewaard voor de duur van onze contractuele relatie en voor 10 jaar daarna.

In alle gevallen kunnen persoonsgegevens voor een langere periode worden bewaard als er een wettelijke of regelgevende reden is om dit te doen, of voor een kortere periode als de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens en als er niet langer sprake is van een legitieme reden om ze te behouden.

We garanderen u dat er slechts beperkte toegang tot gearchiveerde gegevens wordt geboden, en dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of anoniem worden gemaakt als de bewaartermijn is verstreken.

Beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens

Meclinas heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, ongeautoriseerde toegang of openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan derden en enige andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens te voorkomen.

We hebben er alles aan gedaan om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatiesystemen en -services die persoonsgegevens verwerken, te waarborgen. Deze maatregelen omvatten fysieke en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontrole, bewustmakingsclausules en vertrouwelijkheidsclausules. Al onze werknemers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de privacy en veiligheid van uw gegevens te respecteren.

Contactgegevens

Als u opmerkingen of vragen heeft over de informatie in deze verklaring, of over andere kwesties met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Meclinas, neem dan contact met ons op via privacy@meclinas.com

Als u liever per post contact met ons opneemt, kunt u dit doen op het volgende adres: Stationstraat 102, 2800 Mechelen, België.

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of wijzigingen in toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op deze Meclinas -website te plaatsen. Wanneer we wijzigingen in onze Privacyverklaring publiceren, zullen we de datum en het versienummer van de “laatste update” van onze Privacyverklaring wijzigen. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we u aan om onze Privacyverklaring regelmatig te lezen.